会社のルールや情報、Webサイトで『伝わらない』不安解消！AIとWeb制作で変わる情報発信術

はじめに：御社のWebサイト、情報が「迷子」になっていませんか？

新しいサービスを開始したり、会社の規則やポリシーが変更になったりしたとき、皆さんはその情報をどのように発信していますか？多くの場合、企業のWebサイトに新しいページを追加したり、既存のページを更新したりすることでしょう。しかし、

• 「情報が多すぎて、どこに何があるか分からない…」
• 「古い情報が残ったままで、お客様を混乱させているかも…」
• 「規約の変更があるたびに、手作業で何十ページも修正するのが大変…」

といったお悩みはありませんか？これは、まさに多くの企業様が直面する「Webサイトにおける情報発信の壁」です。特に、商船の新しい輸送ポリシーのドキュメントを例にとると、その膨大で専門的な情報を、いかに分かりやすく、正確に、そしてタイムリーにWebサイトで伝えるか、というのは非常に大きな課題となります。

このコラムでは、そんな「伝わらない」という不安を解消し、Webサイトを情報発信の強力なツールに変えるためのWeb制作のコツと、最新技術であるAIの具体的な活用術について、一般企業の担当者様や社長様にも分かりやすく解説していきます。

なぜWebサイトの情報が「伝わらない」のか？よくある3つの落とし穴

「せっかく作ったWebサイトなのに、お客様から『どこに情報があるか分からない』と言われる…」そんな経験はありませんか？情報が伝わらない原因は、主に以下の3つの落とし穴にあります。

1. 情報の構造が複雑で、ユーザーが迷子になる

会社の組織図のように、Webサイトの情報も階層構造になっています。しかし、その構造が複雑すぎたり、一貫性がなかったりすると、ユーザーは目的の情報にたどり着くまでに何度もクリックを重ね、最終的に諦めてしまいます。特に、新しい情報が追加されるたびに場当たり的にページを増やすと、Webサイト全体が「情報のジャングル」と化してしまいます。

2. デザインが古く、情報が読みづらい

いくら内容が良くても、文字が小さすぎたり、行間が狭すぎたり、色がごちゃごちゃしていたりすると、ユーザーは読む気をなくしてしまいます。また、スマートフォンでの閲覧に対応していない（レスポンシブデザインではない）場合も、ユーザーはすぐにWebサイトを閉じてしまうでしょう。見た目の印象は、情報の「伝わりやすさ」に直結します。

3. 更新・管理体制が不十分で、情報が古くなる

Webサイトは一度作ったら終わりではありません。会社の情報やサービス、規約などは常に変化します。しかし、更新作業が担当者の負担になったり、手順が複雑だったりすると、どうしても情報が古くなりがちです。古い情報がWebサイトに残り続けることは、企業の信頼を損なうことにも繋がりかねません。

「伝わる」Webサイトに変えるためのWeb制作の視点

これらの落とし穴を避けるためには、Webサイトを「情報が伝わる」媒体として設計し、制作することが重要です。ここでは、Web制作における重要な3つの視点をご紹介します。

1. ユーザー目線の「情報設計（IA）」で迷子をなくす

情報設計（Information Architecture = IA）とは、Webサイト上の情報をユーザーにとって分かりやすく、探しやすく配置・分類することです。まるで図書館の蔵書を整理するように、情報を体系的にまとめます。

• 分かりやすいカテゴリ分け：ユーザーが「何を探しているか」を直感的に理解できるような分類を心がけます。
• 直感的なナビゲーション：ヘッダーやフッター、サイドバーなど、Webサイト内の移動を助けるメニューを分かりやすく配置します。
• 強力な検索機能：キーワード検索だけでなく、絞り込み検索など、ユーザーが求める情報に最短でたどり着けるような機能を導入します。

これにより、例えば新しいポリシーのドキュメントを公開する際も、関連情報と紐付けながら、ユーザーが迷うことなくアクセスできるようになります。

2. 見やすく使いやすい「UI/UXデザイン」で読みやすさを追求

ユーザーインターフェース（UI）はWebサイトの見た目や操作性、ユーザーエクスペリエンス（UX）はWebサイトを通じてユーザーが得る体験全体を指します。これらを最適化することで、ユーザーは快適に情報を取得できるようになります。

• シンプルで統一されたデザイン：企業のブランドイメージに合わせつつ、配色やフォント、レイアウトに一貫性を持たせ、視覚的なノイズを減らします。
• レスポンシブデザイン：PC、スマートフォン、タブレットなど、あらゆるデバイスでWebサイトが見やすく、操作しやすいように設計します。
• 視覚的な誘導：重要な情報は目立つように配置したり、図やインフォグラフィックを活用したりして、文字だけでなく視覚からも情報を訴えかけます。

視覚的に整理されたWebサイトは、膨大な情報であってもユーザーにストレスなく受け入れられやすくなります。

3. 更新・管理しやすい「CMS導入」で常に最新情報を

Webサイトの情報を常に最新に保つためには、更新・管理のしやすさが不可欠です。そこで役立つのが、CMS（コンテンツ管理システム）です。

• WordPressなどのCMS導入：専門知識がなくても、ブログ感覚で簡単にページの追加や修正ができるようになります。
• 更新マニュアルの作成：担当者が変わってもスムーズに引き継ぎができるよう、具体的な手順をまとめたマニュアルを用意します。
• 定期的な見直しと改善：アクセス解析などを活用し、ユーザーの行動を分析。それに基づいて、Webサイトの構造やコンテンツを定期的に改善していきます。
• CMSを導入し、適切な運用体制を築くことで、古い情報がWebサイトに放置されるリスクを大幅に減らすことができます。

  AIがWebサイトの情報発信を劇的に変える！具体的な活用術

  Web制作でしっかりとした土台を築いたら、次に注目したいのが「AI」です。AIは、Webサイトの情報発信を効率化し、さらに高度なものへと進化させる可能性を秘めています。

  1. 膨大なドキュメントの自動整理・要約で業務効率化

  新しい規約やマニュアル、報告書など、企業には多くのドキュメントが存在します。これらをWebサイトに掲載する際、手作業で要点をまとめたり、分かりやすい言葉に書き換えたりするのは大変な労力です。

  • AIによる自動要約：長文のドキュメントをAIが瞬時に読み込み、重要なポイントを抽出してくれます。これにより、Webサイト用の概要文作成や、社内向けのブリーフィング資料作成が劇的に効率化されます。
  • カテゴリ分類の自動化：AIがドキュメントの内容を分析し、適切なカテゴリに自動で分類提案してくれます。これにより、情報設計の手間を減らし、ユーザーが情報を探しやすくなります。

  例えば、新しい輸送ポリシーのドキュメントを公開する際、AIがその膨大な内容を要約し、FAQの元となる情報を自動で生成するといった活用が可能です。

  2. FAQの自動生成とチャットボットで顧客対応を強化

  お客様からの「よくある質問」への対応は、企業の重要な業務の一つです。しかし、問い合わせが集中すると、対応が追いつかなくなったり、回答に時間がかかったりすることがあります。

  • AIによるFAQの自動生成：過去の問い合わせ履歴や、Webサイトのコンテンツから、AIが自動でFAQを生成してくれます。これにより、FAQページの作成・更新の手間が省けます。
  • AIチャットボットの導入：WebサイトにAIチャットボットを設置することで、お客様からの簡単な質問に24時間365日自動で対応できます。これにより、顧客満足度の向上と、オペレーターの負担軽減を両立できます。

  お客様が新しいポリシーについて疑問を持った際、チャットボットが即座に回答を提供できれば、顧客体験は大きく向上するでしょう。

  3. コンテンツ作成支援で常に新鮮な情報を発信

  Webサイトのコンテンツを定期的に更新することは、SEO対策としても重要ですが、常に新しいアイデアや文章を生み出すのは大変です。

  • AIによるブログ記事やニュースリリースの下書き作成：キーワードやテーマを与えるだけで、AIが記事の構成案や文章のドラフトを生成してくれます。これにより、コンテンツ作成の初期段階の時間を大幅に短縮できます。
  • 多言語対応の自動翻訳：グローバル展開を考えている企業にとって、Webサイトの多言語対応は必須です。AIによる自動翻訳を活用すれば、コストを抑えつつ、複数の言語で情報を発信することが可能になります。

  AIは、Webサイトの「書く」作業を強力にサポートし、常に新鮮で魅力的なコンテンツを発信し続けることを可能にします。

  Web制作とAI、両輪で御社の情報発信を強くする

  Webサイトの情報が「伝わらない」という課題を解決するためには、Web制作でしっかりとした情報設計とユーザー体験を構築する「土台作り」と、AIを活用して情報管理やコンテンツ生成、顧客対応を効率化・高度化する「運用強化」という、まさに車の両輪のようなアプローチが不可欠です。

  例えば、新しい商船の輸送ポリシーのドキュメントをWebサイトに公開するケースを考えてみましょう。

  1. Web制作の視点：まず、専門的な内容を一般の方にも分かりやすく伝えるための情報構造を設計します。関連する法規や手続き、FAQなどを適切に配置し、図やイラストを多用して視覚的に理解しやすいページを作成します。PCとスマホ、どちらから見ても快適なレスポンシブデザインも不可欠です。
  2. AI活用の視点：次に、AIがこのドキュメントを読み込み、自動で要点を抽出。その要点をもとに、想定される質問に対するFAQを自動生成し、Webサイト上のチャットボットに学習させます。ポリシーの改定があった際には、AIが変更点を自動で検出し、関連するページの修正案を提示するといったサポートも可能です。

  このように、Web制作とAIは単独で機能するのではなく、互いに連携し合うことで、情報発信の力を最大限に引き出すことができるのです。

  まとめ：情報発信の未来は、もう始まっている

  Webサイトは、もはや単なる「会社の紹介ページ」ではありません。お客様との接点であり、ビジネスを成長させるための強力なツールです。

  情報が多すぎて「伝わらない」という課題は、多くの企業様が抱える共通の悩みですが、Web制作でしっかりと「伝わる」土台を作り、そこにAIという最新のテクノロジーを組み合わせることで、その悩みは大きく解消されます。

  情報の整理に悩んでいる、Webサイトをもっと活用したい、AIって何ができるのか知りたい――そうお考えの経営者様や担当者様は、ぜひ一度、私たちにご相談ください。Web制作とAI活用、両方の知見を持つ株式会社越山が、御社の情報発信を強力にサポートし、ビジネスの成長へと繋げます。

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